IDEAL (Intégration dématérialisée des aides au logement) est une application destinée aux bailleurs sociaux – notamment les offices hlm – permettant d’organiser l’envoi dématérialisé des informations nécessaires à l’étude d’un droit aide au logement (allocation logement ou aide personnalisée au logement) vers les Caf.
Bien entendu, la diffusion de ces renseignements ne peut se faire qu’avec l’accord des locataires.
Ces informations correspondent à des données liées à la demande de logement social et issues du système d’information du bailleur. Elles correspondent également à des données complémentaires saisies dans l’application pour le compte du demandeur d’aide au logement et à destination de la Caf.
Il prend connaissance du fait que ces données spécifiques à la demande d’aide au logement ne sont pas conservées par le bailleur et signe l’imprimé « autorisation de collecte et de transmission informatique de données à la Caf » qui est conservée par le bailleur pendant toute la durée du bail et au terme de celui-ci, pendant la durée légale de prescription des actions en répétition des indus d’aides locatives.
En cas de contrôle ponctuel portant sur un demandeur, la Caf pourra demander une copie de cette autorisation.
Les données complémentaires sont au nombre de cinq :
- le NIR,
- la date d’entrée en France (si arrivée d’un pays étranger au moment de la demande),
- le lieu de naissance,
- le pays d’activité,
- le régime professionnel.
Elles sont recueillies pour le demandeur d’aide au logement et son conjoint, le cas échéant. Seul le lieu de naissance est collecté pour les enfants et autres personnes au foyer.
Ce service repose sur un dispositif conventionnel qui prévoit, préalablement, que le bailleur signe une convention type de partenariat avec la Caf.
Pour le bailleur et la Caf, cela entraîne de nombreuses améliorations dans leurs échanges : meilleure fiabilité des données transmises, traitement accéléré des dossiers, paiements plus rapides, diminution des coûts de gestion (plus de dossier papier, plus de frais d’affranchissement…).
IDEAL répond aux objectifs suivants :
- éviter une double saisie des informations, puisque les données collectées par le bailleur, dans le cadre de la demande de logement social, sont utilisées,
- préserver l’étanchéité des systèmes puisque les données complémentaires, propres à la demande d’aide au logement, sont saisies indépendamment du système d’information du bailleur et décorrélées du système d’information de la Caf,
- pouvoir sauvegarder une demande d’aide au logement complète ou non, pour reprise ultérieure. Les demandes d’aide au logement sauvegardées sont purgées deux mois après leur dernière sauvegarde dans la base des instances IDEAL,
- contrôler les données saisies afin de signaler et traiter les rejets, en temps réel.
Ce service est activé :
- Principalement lors de la signature du bail ;
- Éventuellement après l’entrée dans le logement à l’occasion d’un changement intervenu dans sa situation professionnelle ou familiale du locataire induisant un droit à une aide au logement ;
- Toute modification dans la situation du demandeur, postérieure à la demande d’aide au logement, doit être signalée directement par le demandeur à la Caf.
FOCUS : enquête de l’AORIF 94 sur IDEAL (septembre 2016)
En septembre 2016, la délégation départementale de l’AORIF a mené une enquête « flash » auprès de ses adhérents concernant l’utilisation d’IDEAL. 22 organismes représentant plus de 115 000 logements sociaux (soit plus de 70 % du patrimoine social du Val-de-Marne) y ont répondu.
Une application peu développée au sein des organismes hlm
Plus de la moitié des répondants déclarent ne pas utiliser IDEAL à ce jour. Seuls 5 des organismes hlm l’utilisent à ce jour, tandis que 5 sont actuellement en train de le mettre en place.
Parmi les 12 organismes n’utilisant pas le logiciel, 3 déclarent ne pas avoir connaissance de ce progiciel, soulignant le besoin de communication en la matière. 5 organismes ont reporté leur prise de décision, notamment lorsque de nouveaux systèmes informatiques ont été déployés récemment. 2 oph attendaient quant à eux la réunion d’information de la Caf du 4 octobre pour se prononcer.
Une satisfaction globale des utilisateurs
Les 5 organismes utilisant IDEAL font unanimement part de leur satisfaction, évoquant pêle-mêle :
- La dématérialisation et la rapidité du traitement des demandes ;
- La simplicité et l’efficacité de l’outil, tant pour les bénéficiaires que pour les agents des organismes ;
- L’accompagnement efficace des équipes de la Caf, en amont de l’utilisation mais aussi une fois que le service a été mis en route.
Quelques contraintes ont toutefois été soulignées :
- Il arrive que certains locataires refusent de communiquer les informations nécessaires à une demande d’ouverture de droits via IDEAL ;
- A partir du moment où une demande est saisie, il est nécessaire d’aller jusqu’au bout de la procédure sans pouvoir revenir en arrière ; sinon, une deuxième demande est créée pour un même locataire.